Netiquette - Compórtese bien en la red

Muchas sociedades y organizaciones siguen parámetros de comportamientos para interactuar en un ambiente ameno. En la red mundial, Internet, también han sido descritas una serie de reglas o pasos a seguir con el fin de hacer buen uso de las herramientas que encontramos en ella y expresarnos de forma adecuada, puesto que la gran comunidad de internet nos ofrece diversos métodos de comunicación (redes sociales, chat, foros, correo electrónico, blogs, etc).

En este post se tienen en cuenta las reglas expuestas en el libro “NETiquette” de Virginia Shea, pero se editaron y consideraron algunas importantes para utilizar la red mundial:

• Regla 1: Expresarse con respeto y prudencia. Sus mensajes en la red llegan a muchas personas, sin importar la raza, nivel social, credo, etc. 
• Regla 2: Tenga cuidado con el formato de escritura: los mensajes escritos en mayúscula sostenida se consideran como gritos. 
• Regla 3: En los mensajes vía e-mail, envíe lo necesario y trate de adjuntar archivos de máximo 10 MB.  
• Regla 4: Evite el spam: use la opción Copia Oculta (CCO) al enviar mensajes a muchas personas. 
• Regla 5: Cree presencia en Internet como le gustaría ser reconocido personalmente. 
• Regla 6: Sea cordial y comparta su conocimiento con la comunidad. 
• Regla 7: Utilice los foros y comunidades para aportar conocimiento, no para insultar ni degradar pensamientos. 
• Regla 8: Cuando opine, reciba de manera amable las críticas y comentarios. 
• Regla 9: Cuide su información personal y respete la privacidad de terceras personas. 
• Regla 10: Perdone los errores ajenos y corrija cordialmente. 

Gracias por compartirnos sus opiniones y recomendarnos buenos comportamientos en Internet, para complementar nuestro post.

Guarde sus documentos GRATIS en internet

Se habla mucho de herramientas en la nube (concepto que se ampliará en el próximo post) que en términos generales se trata de un esquema que permite a los usuarios de internet hacer uso de aplicaciones por medio de un navegador web, sin estar obligado a instalar programas en sus computadores.

En la actualidad se hace gran uso de la nube para almacenar y compartir información. Una de las aplicaciones que ha tomado gran auge en los usuarios ha sido Dropbox https://www.dropbox.com porque permite almacenar y sincronizar la información.

¿Cómo funciona?

Dropbox permite crear una cuenta para subir archivos a la "nube", compartirlos con otras personas o simplemente almacenarlos, para que estén disponibles y poder acceder a ellos a través de cualquier navegador web como Firefox, Internet Explorer, Chrome, Safari, entre otros.

También permite la opción de sincronizar los archivos en equipos locales. Esto se realiza instalando la aplicación Dropbox en el computador del usuario. Al instalarlo, se crea una carpeta dentro de la cual se sincronizan todos los archivos que el usuario tenga almacenados en su cuenta.

Adicionalmente, Dropbox posee aplicaciones para dispositivos móviles, que permiten la gestión y sincronización de los archivos a través del celular.

Dropbox es una gran herramienta que permite administrar con las TIC: es de fácil manejo, permite disponibilidad de la información, puede ser usada en computadores y celulares, permite compartir archivos y su uso es gratuito (permite 2 GB de espacio para cuentas gratuitas).

Dispositivos móviles en los negocios

Para nadie es un secreto que los dispositivos móviles están tomando mayor fuerza en los negocios. Ipads, Blackberrys, Iphone, Smartphones, Tablets abundan en las oficinas, están de moda. Pero, más allá de una moda, ¿son tan útiles estos dispositivos para los empresarios?

¿Cómo se negociaba antes que no existían los dispositivos móviles? Es simplemente el auge, la evolución de la tecnología y su moda, en cierto sentido, que nos han acercado más a estas nuevas opciones de comunicación y publicidad. Es válido el sentido de "ubicuidad" de la tecnología, que prácticamente nos ha permitido establecer negocios en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que ha significado para los empresarios grandes beneficios económicos.

Aun cuando entendemos las grandes ventajas que nos ofrecen los dispositivos móviles, siempre es bueno aprender a conocerlos y definirlos, para darles un uso adecuado y sacarles el mayor provecho posible. Por ejemplo, ¿comprendemos los términos de sincronización de dispositivos, conexiones wifi/3G/bluetooth, redes sociales, y todas las funciones que nos prestan estos dispositivos? Vale la pena, estimado empresario, que verifique qué funciones le presta su equipo móvil, adicionales a las básicas, y analice cuáles de ellas le permiten optimizar la administración de su negocio.

Trasteo de oficina: ¡cuide su información y recursos!

Un trasteo es un evento que puede ocurrir en cualquier tipo de empresa. Y como todo gerente que quiere tener su negocio asegurado, no se le debe pasar asegurar su información. Es muy importante tener en cuenta, a la hora de mudarse, las siguientes recomendaciones básicas para asegurar la información y recursos tecnológicos de la empresa:

- Avisar a los proveedores de tecnología sobre el proceso de mudanza que se realizará, con el fin de ellos preparen planes de contingencia en caso de que ocurra alguna eventualidad.

- Hacer inventario de equipos de tecnología: servidores, computadores, teléfonos, módems, etc, y reconocer e identificar los recursos de mayor importancia.

- Hacer backup o respaldo total (full) de los servidores y la información crítica de la empresa. Esto permite recuperar la información importante si se presenta algún daño físico durante la mudanza.

- Identificar y marcar los cables de red, que están conectados a los servidores y equipos de acceso a internet (módems de los ISP). Relacionar cables/servidores/puertos a los que van conectados. Esto ayuda a facilitar la reconexión en la nueva oficina.

- Guardar en cajas adecuadas y con los cuidados necesarios los recursos tecnológicos. Y, por supuesto, contratar personas idóneas para el manejo de todos los elementos a trastear.

Outsourcing: colaboración o desintegración.

Ampliando nuestro comentario sobre tercerización, investigamos y analizamos las ventajas y desafíos presentes en este concepto para los empresarios. Las ventajas destacadas las relacionamos como "colaboración" para las empresas. Las desventajas o desafíos los llamamos "desintegración" en la organización.

Outsourcing = Colaboración:

• Reducción de costos que se traducen en aumento de recursos enfocados a la actividad principal del negocio.
• Respuesta rápida y eficiente del trabajo delegado, pues se cuenta con expertos para las áreas tercerizadas.
• Evolución constante y rápida, a la par con los cambios del entorno.
• Permite contar con mejores estrategias y recursos tecnológicos sin necesidad de realizar grandes inversiones.
• Evita la búsqueda/adaptación de nuevos empleados cuando falta el que realiza la labor.
• Minimiza los riesgos que implica el manejo de información o procesos críticos en manos de una persona.

Outsourcing = Desintegración:

• Pérdida del control del área/actividad tercerizada.
• Dependencia de la gestión y organización de otros.
• Malos manejos o pérdida de información crítica para la compañía cuando el nivel de confianza es alto y los acuerdos de servicio no lo son.
• El ahorro que implica podría resultar no significativo.

De este análisis se concluye que la decisión de adquirir servicios outsourcing debe ser bien pensada. Depende de las condiciones de la empresa y el objetivo que se quiera cumplir. Muchas veces tercerizar resulta muy apropiado para empresas pequeñas que necesitan delegar funciones y no tienen la capacidad para contratar un equipo o la maquinaria para realizar cierta labor. Otras veces no se vuelve rentable para grandes empresas, cuyo capital permite que la adquisición de equipos les implique reducción en costos.

Cabe aclarar que esta decisión no solo depende de la capacidad económica de la empresa. Factores como las estrategias, grado de control de la información, capacidad tecnológica, equipo humano, confidencialidad, entre otros, son influyentes a la hora de tercerizar. Adicional a ésto, se debe tener en cuenta la otra cara de la moneda: insourcing o internalización, que es lo contrario al outsourcing, proceso que designa la apropiación de una función por equipo un especializado dentro de la organización.

Ampliando conceptos: Outsourcing (Subcontratación o Tercerización)

Un tema que en los últimos años se ha venido destacando en la administración de las empresas ha sido el contratar a expertos para el manejo de asuntos, no directamente relacionados con la actividad económica de la empresa, pero presentes en todas las organizaciones, tales como la contabilidad, la gestión humana y la administración de la red, por nombrar algunos. Esto es, en términos generales, lo que se denomina Subcontratación o Tercerización (en inglés Outsourcing).

De acuerdo a las necesidades específicas de cada organización, se justifica o no subcontratar. La idea global es que adquirir servicios outsourcing se traduce en mejoras para la compañía, porque reduce costos y permite mayor dedicación o inversión (tanto humana como material) en la actividad propia de la empresa. Sin embargo, como para cualquier gestión de las compañías, es necesario un buen análisis y reflexión sobre la aplicación de este concepto. Profundizaremos en nuestra próxima entrada: Outsourcing: colaboración o desintegración.

Administre con las TIC: ¿los gerentes deben saber de TIC? 5 Razones para conocerlas.

Debido al constante crecimiento de internet y herramientas que ofrecen mejoras para la productividad y rentabilidad de las empresas, se hace necesario, para todo gerente, saber más del concepto TIC y sus implicaciones en los negocios. Aunque el concepto TIC es muy amplio y existen muchas razones que invitan a conocerlas, a continuación se exponen 5 de estas razones para que los gerentes administren con las TIC.

La primera razón que debe llevar a un gerente a conocer las TIC es ampliar los caminos para llegar a los clientes y las formas para contactarlos. Esta razón es simple y aplica para todo tipo de negocios: si quiero vender mis productos o actividad económica, tengo que buscar a los clientes. Esto implica, tener su número celular o correo electrónico, dos opciones distintas, elementos propios de las TIC. En este punto el gerente puede configurar su celular (Smartphone) para recibir su correo, por ejemplo, sin necesidad de usar un computador para revisarlo, y optimiza este proceso comercial/gerencial.

La segunda razón es la administración, disponibilidad y respaldo de la información crítica de la empresa.  Para toda empresa, la información de su actividad económica es valiosa, por lo tanto, tenerla asegurada y respaldada brinda satisfacción a los clientes. Además, tener las herramientas para compartirla y acceder a ella cuando sea necesario puede implicar uso de internet, servidores, cloud computing, es decir, uso de las TIC.

La tercera razón, muy importante, se presenta al momento de adquirir cualquier tipo de recurso tecnológico para optimizar procesos. Un gerente que administra con las TIC se asesora y consulta sobre nuevas tecnologías, nuevo software/hardware para implementar en sus procesos.

La cuarta razón está relacionada con el presupuesto: reducción de costos. Aunque la primera impresión que nos da las TIC es que implementar cualquier tipo de tecnología implica gasto, un gerente que administre con las TIC debe saber que en la actualidad existen gran variedad de herramientas que nos ayudan a reducir costos, tales como software gratuito, sistemas operativos gratuitos, que nos ahorran costos de licencias, herramientas para compartir información por medio de internet que nos representan ahorros en equipos de cómputo, etc.   

La quinta razón, y no menos importante, se sintetiza en el aumento de la rentabilidad. Un gerente que administre con las TIC sabe que invertir en tecnología no implica gastos, sino que implica herramientas para mejorar su productividad y aumentar la rentabilidad de su negocio.

Adicional a las razones expuestas, el gerente que sabe de TIC es consciente de que se deben utilizar de manera adecuada. En internet, existen muchos riesgos, fraudes y suplantaciones en las que puede caer un usuario normal. Un gerente que administra con las TIC da a conocer a sus colaboradores este tipo de riesgos y utiliza herramientas para asegurar la información de su negocio.